ひか☆ログ

ひかりある未来へ。生活をちょっと豊かにする『雑記ブログ』

【仕事に役立つスキル】Excelエクセル使うならVBAで時間短縮!

新しいスキル

どうも、ひかるです。

 

今回はサラリーマンらしく、仕事に役立つスキルのご紹介。

職場でExcel(エクセル)多様する方は必見です!

 

私は今の職場に就職するまでPCはほぼ使ってませんでしたが、エクセルをやたら使う職場だったので必死に覚えました。

 

それこそエクセル本買ったりしてね。

 

その後このVBAを覚え、相当な作業時間が短縮されました。

実際に仕事で役立つスキルって限られますけど、エクセル使う職場なら最も役立つスキルに成り得ます!

 

 

  

VBAを覚えるとどうなる?

・数時間かかる業務が一瞬

・人的ミスが削減される

・周りに一目置かれます

※主に定型業務に限ります

 

私は入社当初デスクワークが中心で、エクセルの定型業務がありました。

作業内容に一定のパターンがあって、手順が毎回同じなので毎月同じ作業の繰り返しです。

ここにコレを貼り付けて、並べ替えをして、集計してみたいなやつです。

単純だけども時間がかかります。

 

今回ご紹介するVBAは主にそういった業務を一瞬で、しかも自動で終わらせる事が出来るスキルです。

 

VBAとは

VBAとは『 Visual Basic for Applications 』の略で、エクセルで使えるプログラミング言語の事です。

Excelの機能として備わっているもので、このVBAを作成する事でマクロを使用する事が出来ます。

プログラミングと聞いて「無理っ」って思った方、私も一から覚えて簡単なものなら作れるようになったんで臆する事はありません。

簡単なプログラミングでも、すごいパフォーマンスを生み出せるのがVBAのいいところ。

一度チャレンジしてみる価値はありますよ。

 

感覚的には、理論的に数式を組み合わせて作るイメージです。

 

まずはマクロの自動登録から

もし、作業内容に一定の法則やパターンがあるのであれば、プログラミングを学ぶ必要はありません。

EXCELにはマクロの自動登録という便利な機能があります。

一定の作業を記録させて自動的に行う事が出来るこの機能、操作した作業を自動的にプログラミング化(VBA)してくれるので、自分でプログラムを記述する必要がありません。

 

仕事の内容次第ではマクロの自動登録機能だけでも、劇的に作業時間を短縮出来ます。

 

マクロとは

マクロとはコンピュータの作業を自動化する技術の事です。 

この自動処理を行うのに使用しているプログラミング言語の一つが、VBAという事になります。

 

マクロの自動登録の仕方

使い方は非常に簡単です。

 

①開発タブを表示します。

Excelオプション

Excelのファイル-オプションから、「リボンのユーザー設定」を選択し開発に☑を入れます。

 

②「マクロの記録」ボタンを押します。

マクロの記録

このボタンを押してから行った作業は自動的にVBAプログラムとして登録されていきます。

 

③記録させたい作業を通常通り行います。

Excelマクロの登録

今回はA1:B12の書式設定と、A列指定でデータの並べ替えを行いました。

A1:B1はタイトル行なので色付けもしておきます。

 

④「記録終了」ボタンを押して完成です。
 マクロの記録完了

これで、記録終了の隣りにあるメニュー「マクロ」から登録したマクロ名を選択すると、同じ作業を自動的に行ってくれます。

作業が単純かつ繰り返しであれば、マクロの登録で十分作業の短縮を図れます。 

 

VBAプログラムの作成方法

もう少し複雑な作業になってくると、VBAプログラムの作成を自分で行います。

①「Visual Basic」を開きます。 

VBA

標準モジュール

VBAのメニューが開いたら、挿入で「標準モジュール」を作成して下さい。

マクロを作成する画面が表示されます。

 

②プログラムを記述します。

今回は試しに作成したので、是非ご自身で体感してみて下さい。

↓以下のコードをコピペしてみて下さい↓ 

Sub テスト()
'Sheet1のA1に「VBAプログラムテストだよ」という文字を表示'
Worksheets("Sheet1").Range("A1").Value = "VBAプログラムテストだよ"
'プログラムが終わったら「完了」メッセージを表示'
MsgBox "完了"
End Sub

VBAプログラム

緑字はコメント表示でプログラムではありません。


③プログラム作動ボタンを作ります(任意)

マクロボタンの作成

  1. 挿入で画像を作成します。
  2. 画像を右クリックでマクロの登録を選択
  3. 作成したマクロ名を選択

私はボタンで作動するのが簡単+面白いので、何時もボタン作成してしまいます。

 

④実際にボタンを押してみます

VBAテスト

プログラムを自分で作って動くというのは、

やってみると割と楽しいです(^^)

 

マクロの有効化しないと動きません

マクロ警告メッセージ

このような警告メッセージが出たら、マクロが無効になっているため作動しません。マクロを使用するにはExcelの設定でマクロを有効にする必要があります。

 

↓設定方法はこちらをご確認下さい。 

Office ドキュメントのマクロを有効または無効にする - Office サポート

 

 

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)

RPA

番外編ですが、今はRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)なんていうソリューションも出てきております。

RPAとは

 認知技術(ルールエンジン・機械学習・人工知能等)を活用した、主にホワイトカラー業務の効率化・自動化の取組みである。

引用元:Wikipedia 

簡単に言うと、人が操作しているPC業務を機械が自動的に行うという事です。

こちらは、エクセルに限らずパソコン内のあらゆる操作を機械に学習させ、パソコンが自動的に作業してくれます。 

 

まさに、人の仕事をロボットに奪われる時代が来そうです。

もう奪われてる人もいるのかな(?)

 

導入にはそれなりの費用がかかり、まだ簡単な作業でなければ実用は難しい印象がありますが、逆に言うと定型業務であれば自動化出来てしまいます。

 

まとめ

使えるところは限られますが、エクセルを使っている企業はたくさんあると思いますので、VBAは知って損はないスキルだと思います。

 

「面白い」「楽しい」と思えた方は向いていると思いますので、手始めに簡単なマクロの自動登録から始めて、是非VBAプログラムも学んでみて下さい。

 

活かせる業務であればプログラムの作成には時間がかかりますが、出来てしまえば今まで掛かっていた作業時間を一瞬にして削減出来ます。

 

出来た時の達成感はなかなかのものです。

 

そして、

削減率はハンパないです。

 

 

ただ、一つだけ問題が・・。

 

仕事が一瞬で片付くんで暇人扱いされます。

 

これは、ほんと心外です。( ゚д゚)

ほどほどにしましょう。(笑)